6 Apr 2017

When Learning Meets the Performance

Di sebuah perusahaan, ada satu orang sekretaris (sebut saja Bunga -nama samaran-) yang kurang mampu membuat surat resmi. Atasannya merasa ini merupakan gap serius yang tak boleh dibiarkan.

Opsi 1:
Atasannya menghubungi HRD, mengajukan anggaran dan jadwal untuk mengirim sang sekretaris ke pelatihan tentang surat-menyurat resmi.

Perusahaannya pun mencarikan pelatihan tentang suat-menyurat resmi. Didapatlah satu pelatihan yang dilatih oleh mantan sekretaris berpengalaman di perusahaan multi-nasional. Pelatihannya dilaksanakan 2 minggu lagi selama dua hari, dengan budget Rp 5.000.000,- untuk satu orang peserta, yang segera dilunasi perusahaan.

Selama 2 minggu menunggu pelatihan, Bunga tidak diserahi tugas membuat surat resmi. Kebutuhan penyelesaian surat resmi yang seharusnya diselesaikan Bunga tiap harinya, dibebankan kepada sekretaris lain. Terjadilah kelebihan load pekerjaan yang berakibat beberapa sekretaris harus dibayar lembur.

Opsi 2:
Mari kita berpikir lebih sederhana. Saat mengetahui Bunga tak bisa membuat surat resmi dengan baik, sang atasan mencari sekretaris lain di internal perusahaan yang jago membuat surat resmi. Dipertemukannya sekretaris itu (sebut saja Cindy - nama samaran juga- ) dengan bunga, dan diminta mengajari Bunga secara personal.

Selama dua hari, sang atasan merelakan Bunga tidak hadir di ruangannya, melainkan duduk di sebelah Cindy di ruangan lain untuk menyelesaikan tugas membuat surat resmi. Bunga diajari bagaimana surat itu dibuat. Setelah diajari, langsung dipraktekkan di sebelah Cindy, agar lebih mudah jika ada pertanyaan dari Bunga, dan mempercepat proses feedback dari Cindy.

Dua hari di sebelah Cindy, Bunga menghadapi langsung kasus surat resmi perusahaannya, belajar dengan cara melakukan pekerjaan nyata di bawah penjagaan Cindy. Selama dua hari, Bunga berhasil menyelesaikan 15 surat resmi. Memang jauh lebih lambat dibanding Cindy yang bisa menyelesaikan 40 surat resmi di jangka waktu yang sama. Namun itu cukup membuat Bunga paham, "Oh, begini toh surat resmi seharusnya dibuat..."

Bunga tidak perlu "menganggur" selama dua minggu. Selama dua hari bahkan bunga berhasil menyelesaikan 15 surat. Hari ketiga Bunga kembali ke meja asalnya, mempraktekkan apa yang sudah dipelajari sambil tetap berkomunikasi melalui WhatsApp dengan Cindy jika ada yang ingin ditanyakan. Hari kelima, Bunga sudah bisa menyelesaikan surat resmi secepat Cindy.

Hanya 5 hari, sebagian pekerjaan Bunga dibebankan kepada sekretaris lain. Itupun tidak semuanya karena sebagian sudah diselesaikan Bunga melalui proses berlatih. Kemungkinan lembur jauh lebih kecil. Perusahaan pun cukup memberi insentif tambahan kepada Cindy yang harganya tentu tak semahal biaya pelatihan tentang surat-menyurat resmi.

Bandingkan jika Bunga ikut Opsi 1:pelatihan seharga Rp 5.000.000,- tadi. "Menganggur" dua minggu yang membuat perusahaan perlu mengeluarkan uang lembur selama itu untuk sekretaris lain. Setelah ikut pelatihan selama dua hari, Bunga tidak bisa langsung begitu saja menerapkan di perusahaan. Sebabnya karena selama pelatihan, peserta banyak dan studi kasus beragam, dimana belum tentu betul-betul cocok dengan surat resmi sesuai kebutuhan spesifik perusahaan dimana Bunga bekerja. Instrukturnya juga tak bisa memberikan perhatian penuh hanya ke Bunga saja.

Kesimpulan:
Formal Training, tak bisa dipungkiri, memang mahal biayanya. Diantaranya adalah biaya langsung berupa harga pelatihan, dan biaya tak langsung misalnya uang lebur karena menunggu hari pelatihan, hingga kerugian akibat Bunga meninggalkan pekerjaannya selama pelatihan diikuti. Penerapan di tempat kerja pun tak benar-benar bisa cepat karena butuh penyesuaian.

Bukan berarti Formal Training itu buruk. Namun tak semua kebutuhan belajar harus dipenuhi oleh Formal Training.

Kasus Bunga, ternyata jauh lebih murah, cepat, dan efektif saat dilakukan proses belajar melalui mentoring dan supervisi dari rekan kerjanya yang lebih jago. Proses belajarnya pun lebih tepat sasaran pada kebutuhan spesifik surat resmi perusahaan tempat Bunga bekerja. Inilah yang disebut 'Learning meets the Performance', saat proses belajar benar-benar bertemu dengan kebutuhan kinerja.

Tak jarang seorang Leader berpikir, jika ada karyawan yang kinerjanya kurang, maka solusinya adalah Formal Training. Kumpulkan orang-orang kinerjanya kurang, lalu dilatih di bawah satu instruktur. Atau, jika yang kinerjanya kurang hanya sedikit, kirim ke Training yang diadakan pihak terkait.

Trainer profesional pun tak jarang ikut-ikutan dengan pandangan ini, dan begitu mudahnya merekomendasikan training ini dan itu dalam bentuk Formal Training semuanya. Begitu tak menghasilkan kinerja yang diharapkan, pihak perusahaan menyalahkan profesi training, "Ternyata Training itu nggak efektif!". Yang kena dengan pernyataan ini adalah semua praktisi Training. Padahal, akarnya adalah sang Trainer mengaku profesional namun tak bisa merekomendasikan proses belajar yang benar-benar 'meets the Performance'.

Dalam kacamata Trainer, wajar jika Leader seperti itu, karena memang bukan kompetensinya. Namun Trainer profesional perlu memahami bahwa proses belajar yang bisa diberlakukan sangat luas. Ini bagian dari kompetensi seorang Trainer. Untuk pencapaian kinerja seseorang di tempat kerja, kita mengenal pendekatan Formal Training, On the job Training, Coaching & Mentoring, Learning Community, Best Practice Sharing, Focus Group Discussion, Assignment, dan berbagai pendekatan lainnya. Semua berbasis pada identifikasi kebutuhan pelatihan yang tepat, detil, teliti, dan berbasis data.

Trainer profesional, mari lebih bijak dalam menentukan Learning Process yang akan diberlakukan. Tidak semua harus diselesaikan dengan Formal Training.

Semoga Bermanfaat, 😁🙏

Tidak ada komentar:

Posting Komentar