5 Kaidah Pokok (Key Principles) Berkomunikasi dengan Nyaman

Ada 1 tool yang bisa digunakan agar dapat membuat seseorang merasa nyaman berkomunikasi dengan anda, yaitu kaidah pokok. Gunakan 5 kaidah pokok ini selama berkomunikasi dan perhatikan perubahan dalam diri teman bicara anda.

1.    Menjaga atau meningkatkan harga diri (maintain or enhance self esteem)

Orang membutuhkan rasa dihormati dan dihargai untuk dapat termotivasi, merasa percaya diri, berinovasi dan berkomitmen pada pekerjaannya. Kapan saatnya seseorang tepat untuk dijaga harga dirinya dan kapan saat yang tepat untuk ditingkatkan harga dirinya? Ketika seseorang performanya menurun, tentu ia akan merasa kecewa. Saat itulah kita perlu menjaga harga dirinya agar ia tidak terus jatuh ke lembah kekecewaan. Lain halnya jika seseorang melakukan hal yang bagus, performanya bagus, maka ia harus ditingkatkan harga dirinya. Dengan adanya pujian, ia akan menyadari bahwa apa yang dilakukannya itu bagus dan ia akan dengan senang hati mengulangi perbuatannya atau bahkan berbuat lebih baik lagi.
Contoh kalimat Meningkatkan Harga Diri : “Selamat ya, anda hebat bisa menyelesaikan tugas anda lebih cepat dari target.”
Sedang contoh kalimat Menjaga Harga Diri: “Saya tahu pekerjaan ini memang tidak mudah, dengan usaha yang gigih kamu masih dapat mengatasi masalah ini walaupun waktunya lebih lama dari yang diperkirakan”.

2.    Mendengar dan menanggapi dengan empati (Listen and Respond with empathy)

Empati dapat di ibaratkan seperti “step into other people's shoes””. Mencoba untuk menempatkan diri anda jika berada di sisi teman bicara anda. Melihat dari sudut pandang yang berbeda dan berusaha agar tetap netral dalam menilai. Empati tidak berarti harus menyetujui pola pikir teman bicara anda. Cara berempati yang baik adalah dengan menanggapi baik fakta maupun perasaannya. Bila berupa kesuksesan ditanggapi dengan memahami emosi positif, dan bila berupa kegagalan atau kesusahan ditanggapi dengan menetralkan emosi negatif.
Contoh penggunaan empati : “ Saya bisa mengerti bahwa padatnya schedule (fakta) yang ada diminggu ini menyebabkan anda merasa lelah” (perasaan)

3.    Meminta bantuan dan mendorong keterlibatan (Ask for help and encourage involve)

Komunikasi adalah hubungan dua arah. Dengan melibatkan secara interaktif teman bicara anda maka komunikasi yang anda lakukan akan efektif. Ketika seseorang diminta bantuan dan keterlibatannya, maka hal itu juga menunjukkan bahwa kita menghargai ide dan kemampuan orang tersebut.
Contoh kalimatnya adalah: “Bagaimana pendapat kamu mengenai solusi atas masalah kita”?

4.    Berbagi pemikiran, perasaan dan alasan (Share thoughts, feelings and rationale)

Cara terbaik untuk membina kepercayaan orang lain adalah dengan membuka diri tentang apa yang dipikirkan, dirasakan dan apa yang mendasari pemikiran dan perasaan tersebut. Saat berbagi hal yang harus diingat:

• Menyampaikan perasaan dan pandangan dengan cara dan kadar yang sesuai
• Menjelaskan ”alasan” dibalik suatu keputusan, gagasan atau perubahan
• Memastikan gagasan, pendapat dan pengalaman Anda melengkapi bukan untuk menggantikan gagasan orang lain.
• Jujur menceritakan perasaan yang sebenarnya akan membantu orang lain melihat permasalahan dari sudut pandang yang baru.

Contoh kalimat berbagi adalah: “Menurut saya akan lebih baik jika kamu fokus untuk menyelesaikan 1 tugas dulu agar kamu bisa kerahkan 100% kemampuan kamu. (berbagi pemikiran dan alasan).
“ Saya merasa senang dengan keberhasilan anda”! (berbagi perasaan).

5.    Memberikan dukungan tanpa mengambil alih tanggung jawab (Provide support without removing responsibility)

Mengambil alih tanggung jawab orang lain berarti membiarkan orang tersebut memiliki keterbatasan diri. Dengan memberi dukungan tanpa mengambil alih tanggung jawab dapat membuat seseorang menghilangkan rasa tidak mampunya dan memacunya untuk berpikir melewati batas yang ia tetapkan sendiri, hingga akhirnya orang tersebut  mampu mencapai tujuannya.
Contoh kalimatnya adalah: “ Saya tahu anda mampu mengerjakan tugas ini dengan baik, ikuti saja flownya. Kalau anda butuh saran atau masukan, saya siap membantu kok”

Komunikasi yang tidak efektif akan mengakibatkan :
1.    Pesan atau informasi yang ingin kita sampaikan tidak tercapai. Dengan komunikasi yang buruk, teman bicara kita tidak akan mengerti apa yang kita bicarakan.
2.    Pemahaman yang berbeda akan suatu situasi.
3.    Tim yang tidak solid. Akan sering terjadi kesalahpahaman antar anggota tim yang dapat mengakibatkan perpecahan di dalam tim.
4.    Yang akhirnya sangat berpengaruh terhadap tidak tercapainya tujuan tim
5.    Kerja tim akan lebih cepat, lebih baik dan lebih kaya ide dibandingkan dengan bekerja sendiri. Tanpa bisa berkomunikasi dengan baik, hasil yang dicapai tidak akan optimal.