Rapat tim memperhatikan tiga keluhan yang paling sering terjadi yaitu : (1) anggota tim tidak mendapatkan apapun setelah menghandiri rapat tersebut; (2) rapat-rapat terlalu menghabiskan waktu dan dilakukan terlalu sering; dan (3) rapat-rapat bukanlah medium komunikasi yang dapat diandalkan karena rapat itu digelar dengan iregularitas yang tidak dapat diprediksi.
Agenda yang direncanakan dengan baik dan kepemimpinan yang kuat dalam memimpin meeting dapat mengatasi komplain pertama dan kedua. Agenda harus direncanakan dengan hati-hati agar dapat menghadirkan relevansi pada semua yang hadir, yang dapat mengimplikasikan bahwa anda hanya mengundang mereka yang dapat berkontribusi dalam rapat.
Manager-leader mengklasifikasi meeting dalam empat tipe berdasarkan tujuan:
1. Decision-making meeting membawa para individu ke dalam otoritas formal untuk melewati penilaian tentang masalah apa yang dibahas demi resolusinya. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan pertemuan Board of Directors adalah contohnya. Notulen dari rapat in dan resolusi kunci dibentuk, diberi nomor, didorong, dan diawasi oleh tim pengambil keputusan.
2. Review meetings yang digelar secara reguler untuk mengevaluasi pencapaian tim dan menilai kepatuhan dengan membangun standar tim. Rapat-rapat ini dapat digelar setiap tiga bulan, bulanan, atau mingguan. Hotel, restoran dan toko-toko menggelar rapat lima belas menit harian sebelum toko dibuka. Satu jam akan jadi lebih dari cukup untuk melakukan rapat tinjauan yang baik untuk tim kantor. Yakinlah ketika abda memimpin rapat jenis ini untuk menghindari rapat yang terlalu lama karena masalah yang didiskusikan dan alternatif-alternatif solusi malah diperdebatkan. Tanya pada anggota yang relevan untuk menghadiri rapat kerja terpisah. Seperti decision-making meeting, preparasi dan sirkulasi waktu harus dalam tatanan yang benar.
3. Working meetings digunakan untuk merencanakan waktu operasional atau proyek, dan untuk mendiskusikan masalah, deliberasi, dan memilih diantara solusi-solusi alternatif, dan melakukan eksekusi. Durasi dapat bervariasi mulai dari sesi ad hoc setengah jam hingga rapat di luar tempat kerja selama tiga hari. Temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi akan didokumentasikan secara formal untuk memperoleh persetujuan dari otoritas yang lebih tinggi sebelum eksekusi.
4. Celebration meetings sangat penting untuk memupuk esprit de corps atau menunjukkan apresiasi terhadap performa yang luar biasa dari anggota tim tertentu. Penyelesaian proyek adalah hal yang alasan yang baik untuk merayakan. Ini bukanlah waktu untuk membicarakan hal-hal serius. Rapat-rapat ini membuat anggota mengetahui rasanya menjadi bagian dari sebuah tim juara.
Manager-leader menyediakan waktu di awal tugas untuk formulasi, mengumumkan dan mendorong taksonomi rapat, sebuah daftar dari semua rapat pra-jadwal, agenda mereka, durasi yang disarankan, peserta, dan pemimpin tim dan fasilitator PCDCA yang sudah ditandai. Ketika semua tim di dalam organisasi merasa terpanggil untuk memformulasikan dan mengintegrasikan taksonomi rapat mereka, sistem waktu ditentukan dan mekanisme alami dari semua organisasi dapat dibentuk. Kalender even tahunan dan per-tengah semester dapat diumumkan untuk membantu siapapun menjadwalkan kegiatan rutin mereka, membangun ritem organisasional dalam prosesnya.
Rapat-rapat yang tidak termasuk ke dalam taksonomi rapat adalah ad hoc. Rapat-rapat semacam ini menyebabkan bencana di tempat kerja. Tempatkan rapat-rapat semacam ini ke dalam level paling minimum.
Jangan
hanya Manage by head—pimpin
dengan hati!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar